类型 01
项目结项文档
- 定义
- 记录一个项目正式结束时的结论与交付状态。
- 典型内容
- 结项说明、交付清单、遗留事项。
- 可引用
- 引用项目结果、交付范围与完成情况。
- 常见误用
- 把结项文档当过程记录，过程细节实际在交付记录里。
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索引对照说明
金马城资料索引把 1420 份档案按行业、年份与文档类型三条线编目，三条线各自回答一个问题，不能互相替换。这份说明逐章交代它们的分工、六类文档的用途边界、2018 至 2024 七个入库年度的口径差异，以及三种下载格式分别适合什么操作。
- 索引线分工
- 文档类型
- 年度口径
- 下载格式
- 误用与建议
- 5 个对比维度 索引线、文档类型、年度口径、下载格式、误用建议
- 8 组对照 分落在五个章节，每组给出两侧差异与选用条件
- 6 类文档 从结项文档到方法与培训手册，用途与引用边界各不相同
- 7 个年度 2018 至 2024，其中四个年份段的口径需要单独说明
三条索引线的分工
每一条线只回答一个问题；混用会让检索结果偏离目标。
编目的第一步不是给档案起标题，而是决定它被哪条线收住。三条索引线彼此独立，任意一条都不足以定位一份具体的档案，但任意两条交叉之后，范围会明显收窄。
-
行业线
回答“这件事属于哪条业务方向”
业务被拆成 12 个一级分类，每份档案至少挂一个行业标签。这是三条线里最粗的一层，适合在只知道大概方向时先做范围收缩。
适用情形：想找同类项目做过什么。
-
年份线
回答“这份档案是哪一年入库的”
入库年份切成 2018 至 2024 共 7 段。它记录档案进入站点的时点，既不是业务发生的时间，也不是当前版本的更新时间。
适用情形：核对某一年的口径，或定位最新一次入库。
-
文档类型线
回答“这份文件本身是什么性质”
6 类文档决定一份档案能承担什么角色：结项文档说明结果，交付记录核对过程，评估报告支撑判断。性质不同，可引用的方式也不同。
适用情形：确认某份材料能不能被引用、能引用到什么程度。
交叉检索的规模
三条线交叉的理论组合为 504 种，目前已启用 318 种。未启用的组合大多集中在早期的少数年份段，属于标签粒度不足留下的空隙，而不是资料缺失。
本章要点
- 行业线定方向，年份线定范围，文档类型线定性质。
- 年份线记录入库时点，不记录业务发生时间。
- 单线检索用于收缩范围，交叉检索用于精确定位。
文档类型与用途对照
六类文档各有自己的边界，越界引用是最常见的一类错误。
六类文档，决定一份档案在引用时能承担什么角色
同一份业务可能在六类文档里各留一份痕迹，但它们记录的内容并不相同。下面逐类给出定义、典型内容、可引用的场合，以及容易出现的误用。
类型 02
服务交付记录
- 定义
- 记录服务实际提供的动作、时点与接收方。
- 典型内容
- 交付确认、服务清单、时点记录。
- 可引用
- 核对服务是否按期完成、由谁接收。
- 常见误用
- 由交付记录直接推断效果，效果判断应看评估与复盘报告。
类型 03
评估与复盘报告
- 定义
- 对一段服务或项目做结构化回看，给出判断与原因。
- 典型内容
- 评估口径、结论、改进建议。
- 可引用
- 需要判断某种做法是否有效、原因是什么。
- 常见误用
- 把评估结论当成普适结论，忽略它覆盖的年份与行业范围。
类型 04
影像与图文资料
- 定义
- 以图像、截图与现场照片为主的记录载体。
- 典型内容
- 活动影像、界面截图、实物照片。
- 可引用
- 需要视觉佐证或补充场景说明。
- 常见误用
- 用影像资料说明数字口径，影像不承担数量表述。
类型 05
授权与合同文本
- 定义
- 记录授权范围、责任划分与生效条件。
- 典型内容
- 授权书、合同正文、补充条款。
- 可引用
- 核对权利归属与使用边界。
- 常见误用
- 引用合同中的数字当作业务数据，约定量与实际执行量不是一回事。
类型 06
方法与培训手册
- 定义
- 把操作步骤与判定标准整理成可复用的文档。
- 典型内容
- 流程说明、判定表、培训材料。
- 可引用
- 需要说明某项工作按什么方法执行。
- 常见误用
- 把手册当作已执行证明，手册只表示方法存在。
本章要点
- 六类文档记录的内容不同，不能互相替代。
- 过程看交付记录，结果看结项文档，判断看评估报告。
- 影像、合同与手册都不承担业务数字的口径责任。
年度版本口径差异
同样的字段名，在不同入库年度指的可能不是同一件事。
2018 至 2024 的七个入库年度里，编目规则经过了几次调整。跨年度比较之前，先确认两边的分类粒度是否一致，否则数字放在一起并不成立。
2018 — 2019
行业分类尚未细分为 12 个一级分类，部分档案只挂一个宽泛标签。这两个年度的档案在交叉筛选里通常只命中行业线与年份线两层。
2020
行业分类完成拆分，但文档类型线当时只区分结项文档与交付记录两类，评估报告尚未单独成类。
2021 — 2022
三条索引线成型，标签完整度最高的一段。评估与复盘报告在这段期间开始单独设类，交叉命中层数达到三层。
2023 — 2024
在原有分类上补充了方法与培训手册，标签复核流程同步收紧，单份档案的平均标签数上升。
A ｜ 编号
GHA-年度-行业码-四位序号
编号在档案首次入库时确定，后续修订与归档都不改动。它是跨页面、跨年度引用同一份档案时唯一稳定的锚点。
B ｜ 版本号
编号尾部递增的 v 序号
内容有实质修订时，编号保持不变，只在末尾递增版本号。跨年度比较时，先看版本号是否处在同一层级，再决定能否直接并列。
本章要点
- 2018 至 2019 的行业标签粒度最粗，交叉命中层数最少。
- 2020 年起文档类型线逐步细分，评估报告单独设类。
- 编号稳定不变，内容变化只写在版本号上。
- 跨年度比较前，先核对版本号层级是否一致。
下载格式与适用场景对照
三种格式的内容范围不同，选错会带来额外的整理成本。
站内下载只提供 PDF、XLSX、ZIP 三种格式，分别对应阅读引用、逐行处理与整体留存。同一编号在不同格式下内容一致，差异在于组织方式。
版式固定的阅读件
- 内容范围
- 单一档案的正文与附件说明，版式固定。
- 体积量级
- 通常在数 MB 以内，随附件数量上升。
- 适用操作
- 阅读、引用、打印，或作为附件转发。
XLSX
可逐行处理的表格件
- 内容范围
- 以表格为主的档案，字段与条目逐行展开。
- 体积量级
- 通常在 1 MB 以内。
- 适用操作
- 排序、筛选，或与其他表格合并统计。
ZIP
多件材料的打包件
- 内容范围
- 一份档案的多件材料打包，含正文、附件与说明。
- 体积量级
- 视内含文件数量而定，通常明显大于单件。
- 适用操作
- 批量留存与离线归档，不适合逐条引用。
五条命名规则
- 三类文件均以前缀
GHA开头，与档案编号保持一致。 - 前缀之后依次拼接入库年度、行业码与四位序号。
- 版本以末尾的 v 加数字表示，同一编号的多个版本可以并存。
- 表格件在版本号之后加“表格”字样，便于与阅读件区分。
- 打包件在版本号之后加包序号，同一版本的多卷不会互相覆盖。
本章要点
- 单件引用选 PDF，需要逐行处理选 XLSX。
- 批量留存或离线归档选 ZIP，逐条引用不要用打包件。
- 命名以档案编号为骨架，版本号写在末尾。
常见误用与选择建议
五种出现频率最高的错配，以及对应的替换做法。
下面五种情形在核对记录时反复出现。它们的共同点是：问题不在资料本身，而在于用错了索引线或格式。
-
01
把行业线当作分类树逐层下钻
行业线只做方向筛选，具体性质交给文档类型线，两条线交叉后再看年份范围。
-
02
用入库年份代替版本号判断新旧
年份记录入库时点，内容新旧看编号末尾的 v 序号，两者需要分开读。
-
03
拿修订后的版本作为最初口径引用
引用前先确认版本号；需要早期口径时，在内容栏目更新记录里按栏目来源与年份回溯。
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04
从打包件里抽单个文件做逐条引用
逐条引用请取单件 PDF 或 XLSX，打包件只用于整体留存与离线归档。
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05
用影像资料说明数量与比例
数字口径以结项文档与评估报告为准，影像与图文资料只做场景说明。
本章要点
- 索引线混用会让检索结果偏离目标。
- 判断版本先看编号，再看末尾的 v 序号。
- 引用格式与引用对象要匹配，阅读件与表格件各司其职。
要点小结与相关入口
五章内容压缩成五行，以及下一步去哪里。
- 三条索引线分工明确：行业定方向、年份定范围、文档类型定性质，交叉使用才能精确定位。
- 六类文档各有引用边界，过程、结果与判断分别落在不同类别里。
- 2018 至 2024 的口径经过数次调整，跨年度比较前先核对分类粒度。
- 编号稳定、版本号递增，任一引用都应写明编号与版本两段信息。
- 下载格式按操作目的选，阅读取 PDF，处理取 XLSX，留存取 ZIP。
本页内容随编目规则调整同步修订，当前口径已同步至 2025 年 3 月止。